Lediga jobb som Personaladministratör/Personalassistent i Bollnäs

Kostenheten ingår i Teknik-, service- och fritidsförvaltningen och ansvarar för måltider till förskolor, grund- och gymnasieskolor, äldreomsorg och matlådor till hemmaboende pensionärer. Verksamheten har cirka 70 medarbetare och omfattar 24 kök varav 11 produktionskök och resterande mottagningskök.



Beskrivning
Befattningens syfte är att fungera som administrativt stöd för kostenhetens chefer samt de olika köken.

Uppdraget bygger på att du ska kunna arbeta självständigt med ett eget ansvarsområde.
Du ska också vara en kontakt utåt till våra medarbetare, kunder och leverantörer.

Arbetsuppgifter
Som verksamhetsstöd kommer du att få ett mycket stimulerande och omväxlande arbete. Du kommer att ansvara för det nya lönesystemet Medvind med planering och schemaläggning. Du ansvarar även för LAS-bevakningen och sjukfrånvarostatistiken. I dina uppgifter ingår det också att ansvara för interna och externa fakturor. Mottagningsgranska och kontera inkommande fakturor.
Du ansvarar för att samla in den statistik ifrån köken som verksamheten behöver och du söker EU- bidrag för mjölkstöd årligen.
Tillsammans med cheferna ansvarar du för planering inför möten och sammanträden där du också fungerar som sekreterare.
Du jobbar i nära kontakt med våra medarbetare där du är ett stöd i att utbilda och handleda i olika verksamhetssystem t ex Medvind och Inköp och Faktura.
Verksamhetsstöd och samordnare täcker upp för varandra under semestrar och andra ledigheter och vi har fasta semesterperioder.

Kvalifikationer
Eftergymnasial utbildning med inriktning personaladministration, yrkeshögskola eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
God datorvana krävs.

Erfarenhet
Vi söker dig som har en aktuell och gedigen erfarenhet av administrativt arbete.
Du ska ha en god förmåga att planera och organisera ditt arbete. Du har lätt för att samarbeta med andra människor. I din roll som verksamhetsstöd är det viktigt att du ser till hela verksamhetens bästa i ditt agerande och dina beslut. Du har en god pedagogisk förmåga och förståelse för hur människor på olika sätt tar till sig kunskap.
Det är viktigt att du har en positiv attityd till arbetet och att du kan formulera dig väl i det svenska språket - både i tal och skrift.
Du behöver ha en god erfarenhet av att föra protokoll och skriva mötesanteckningar då det är en återkommande arbetsuppgift.



Det är värdefullt om du har erfarenhet av kommunal förvaltning.

 
Om Bollnäs kommun

Vi anställda i Bollnäs kommun arbetar med det som är viktigt på riktigt – och tillsammans skapar vi bra dagar för de cirka 27 000 Bollnäsbor som är beroende av vårt arbete. Hos oss får du stolta kollegor som med arbetsglädje utvecklar Bollnäs långsiktigt och hållbart. I vår kommun, med över 400 föreningar, ett kulturutbud över det vanliga och en närhet till landsbygd, stad och fjäll får du ett liv där det är enkelt att få vardagen att gå ihop.


Välkommen till Bollnäs, hjärtat av Hälsingland! Visa mindre

Socialförvaltningens uppdrag är att hjälpa människor som på grund av ålder, funktionsnedsättning, sjukdom, ekonomiska eller familjeproblem behöver olika former av stöd och hjälp. Verksamheten omfattar äldreomsorg, hälso- och sjukvård, anhörigstöd, funktionsstöd och individ- och familjeomsorg.

Genom vårt arbete vill vi skapa förutsättningar för delaktighet, trygghet och inflytande över sitt eget liv.



Vi ser fram emot att ha med just dig på vår resa i ett arbete där du gör skillnad för andra. Välkommen till oss och välkommen med din ansökan!







Beskrivning
Hällagården är ett särskilt boende med 24 platser och 34 medarbetare varav två administratörer.

Två sjuksköterskor arbetar på boendet.

Arbetsuppgifter
Är du intresserad av personaladministration, schemaläggning och bemanningsplanering? Du blir en viktig person hos oss på Hällagården i utvecklingen av vår verksamheten. Du har som administratör en viktig roll med ett övergripande administrativt stöd till enhetschefen, där personaladministration, bemanning och schemaläggning är dina huvudsakliga arbetsuppgifter.

I rollen som administratör i särskilt boende är du en nyckelperson med insyn i hela verksamheten, du är ett viktigt chefsstöd där uppgifterna sträcker sig över flera områden. Huvuduppgifterna är schemaplanering och bemanning, i rollen ingår även inköp, avtalshantering och viss ekonomi samt administration i våra verksamhetssystem. Du är en viktig länk vid introduktion av ny personal, samt vid planering av in och utflytt av de som bor på Hällagården.  Din roll är samordnande och serviceinriktad för att få helheten i verksamheten att fungera. Du har blick för schemaplanering är intresserad av kvalitét och utveckling och vill vara ett viktigt stöd i vårt utvecklingsarbete av verksamheten.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning, helst med administrativ inriktning. Har du högskoleutbildning eller yrkeshögskola inom relevant område ses det som meriterande. Du ska ha erfarenhet av bemanning/schemaläggning samt administration. God datorvana är ett krav. Kunskap i personaladministrativa system så som Medvind och Treserva är meriterande.

Vi söker dig som har en god förmåga att planera och organisera ditt arbete samt har förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du behöver vara lugn och stabil i pressade situationer. Du har lätt för att samarbeta med andra människor. I din roll som administratör är det viktigt att du ser till hela verksamhetens bästa i ditt agerande och dina beslut.

För oss är det viktigt att du har en positiv attityd till arbetet och kan formulera dig väl i svenska språket, både i tal och skrift. 

Modiga, medskapande, förtroende och professionell är framgångsfaktorerna i vår gemensamma värdegrund och är naturliga ledstjärnor i vårt dagliga arbete.

Villkor
Intervjuer kan komma att ske löpande under rekryteringstiden. 

Provanställning kan förekomma.

Om Bollnäs kommun

Vi anställda i Bollnäs kommun arbetar med det som är viktigt på riktigt – och tillsammans skapar vi bra dagar för de cirka 27 000 Bollnäsbor som är beroende av vårt arbete. Hos oss får du stolta kollegor som med arbetsglädje utvecklar Bollnäs långsiktigt och hållbart. I vår kommun, med över 400 föreningar, ett kulturutbud över det vanliga och en närhet till landsbygd, stad och fjäll får du ett liv där det är enkelt att få vardagen att gå ihop.


Välkommen till Bollnäs, hjärtat av Hälsingland! Visa mindre

Socialförvaltningens uppdrag är att hjälpa människor som på grund av ålder, funktionsnedsättning, sjukdom, ekonomiska eller familjeproblem behöver olika former av stöd och hjälp. Verksamheten omfattar äldreomsorg, hälso- och sjukvård, anhörigstöd, funktionsstöd och individ- och familjeomsorg.

Genom vårt arbete vill vi skapa förutsättningar för delaktighet, trygghet och inflytande över sitt eget liv.



Vi ser fram emot att ha med just dig på vår resa i ett arbete där du gör skillnad för andra. Välkommen till oss och välkommen med din ansökan!







Beskrivning

Funktionsstöd söker dig som vill bli vår nya kollega som administratör/teamsamordnare.

Tjänsten ingår i ett team med andra administratör/teamsamordnare där ni har ett huvudansvar för stöd och samordning gentemot specifika enhetschefer och deras ansvarsområden. Ni utgör också ett stöd för varandra i olika frågor och ersätter varandra vid ledigheter etc. Vi är i en spännande utvecklingsfas där nya boenden inom LSS är på gång. Vi satsar också brett på att kompetensutveckla vår personal.  

Inom Funktionsstöd (FS) finns verksamheter som ger stöd och service till personer med fysiska och psykiska funktionsnedsättningar enligt lagen om stöd och service (LSS) och socialtjänstlagen (SoL). Du arbetar självständigt med administration och samordning av personalplanering. Du är också ett viktigt stöd för enhetschef i att främja medarbetarnas utveckling för att skapa möjlighet för medarbetarna att ta eget ansvar.

Enhetschefer och administratör/teamsamordnare inom Funktionsstöd har gemensamt kontor i trevliga och moderna lokaler belägna på Nyhedsbacken 1 i Bollnäs. För dig som ny administratör/teamsamordnare skapar det goda förutsättningar för nära stöd, samarbete och sammanhang. 



Arbetsuppgifter

I rollen som administratör/teamsamordnare inom Funktionsstöd sträcker sig arbetsuppgifterna över flera områden och du är ett viktigt stöd till enhetscheferna. Tillsammans med enhetscheferna ansvarar du för planering och bemanning, kontakter och samarbete samt administration i våra verksamhetssystem. Du är delaktig i inköpsprocesser och tar del av avtal. Du är en viktig länk vid introduktion i olika system till ny personal. Din roll är samordnande och serviceinriktad för att få helheten i verksamheten att fungera. Du är intresserad av digitalisering och vill vara ett stöd för utveckling i verksamheten.


Kvalifikationer

Vi söker vi dig som har gymnasieutbildning, helst med administrativ inriktning. Har du högskoleutbildning eller yrkeshögskola inom relevant område ses det som meriterande. Du har erfarenhet av administration och bemanning/schemaläggning. God datorvana och IT kunskap i personaladministrativa system. Du är strukturerad, lyhörd och kommunikativ för att tillsammans med personalen hitta bra lösningar för verksamheten.

Det är viktigt att du har en positiv attityd och förhållningsätt i ditt arbete, visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut. Förutsättningarna i verksamheten kan snabbt förändras så det är viktigt att du har förmåga att vara flexibel. Du handlar alltid i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplan, mål, policys och riktlinjer.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga kompetenser, motivation och engagemang för tjänsten. Känner du igen dig i ovanstående beskrivning är du varmt välkommen med din ansökan. Vi är nyfikna på dig och vad du kan bidra med!

Villkor

Ansökan bör innehålla personligt brev, meritförteckning, betygsavskrifter och i övrigt sedvanliga handlingar som åberopas. Din ansökan skall vara oss tillhanda senast 2023-02-20.

OBS! Vi önskar inte motta förslag om extern rekryteringshjälp vid denna rekrytering.

Anställningsform: Tillsvidare. Provanställning kan förekomma. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. 

Om Bollnäs kommun

Vi anställda på Bollnäs kommun arbetar med det som är viktigt på riktigt – och tillsammans skapar vi bra dagar för de cirka 27 000 Bollnäsbor som är beroende av vårt arbete. Hos oss får du stolta kollegor som med arbetsglädje utvecklar Bollnäs långsiktigt och hållbart. I vår kommun, med över 400 föreningar, ett kulturutbud över det vanliga och en närhet till landsbygd, stad och fjäll får du ett liv där det är enkelt att få vardagen att gå ihop.


Välkommen till Bollnäs, hjärtat av Hälsingland! Visa mindre

Kostenheten ingår i Teknik-, service- och fritidsförvaltningen och ansvarar för måltider till förskolor, grund- och gymnasieskolor, äldreomsorg och matlådor till hemmaboende pensionärer. Verksamheten har cirka 70 medarbetare och omfattar 24 kök varav 10 produktionskök och resterande mottagningskök.



Beskrivning
Som administratör på Kostenheten arbetar du självständigt som stöd till kostenhetens chefer, samt de olika köken.

Du är systemförvaltare för verksamhetssystemet Matilda, är personalredogörare samt utför enklare utredningsuppdrag. Administratör och samordnare har ett nära samarbete och ersätter varandra vid frånvaro.

 

Arbetsuppgifter
Dina arbetsuppgifter som administratör innebär bl.a

Personalplanering, bemanning, tidrapporter, arbetsgivarintyg, bevakning av företrädesrätt

Systemförvaltare för verksamhetssystemet Matilda

Redovisning av månadsavslut med statistik och swish rapportering

Administration av matsedlar till skola och förskola

Diarieföring av akter och handlingar, ansvar för aktuell information om Kostenheten på intranät, hemsida och appar

Intern och extern fakturering, ekonomifil, kuponger, ansökan om EU-bidrag för skolmjölk

Planering inför arbetsplatsträffar, kallelser, protokoll, minnesanteckningar mm

Enklare utredningsuppdrag och medverkan i olika projekt som Kostenheten driver



Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst 3-årig gymnasieutbildning med inriktning mot ekonomi och administration. Kännedom om storhushåll är meriterande. Du har erfarenhet av administrativt arbete minst 1 år. Du har god förmåga att självständigt organisera och ta egna initiativ. Du har lätt för att samarbeta och skapa goda relationer. Du har god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska samt har vana att använda olika verksamhetssystem.



Villkor
Individuell lönesättning tillämpas, tillträde enligt överenskommelse. Vi erbjuder möjlighet till semesterväxling samt friskvårdspeng som ska stimulera till hälsofrämjande aktiviteter.



Vi kommer att intervjua löpande så vänta inte med att skicka in din ansökan.

Om Bollnäs kommun

Vi anställda på Bollnäs kommun arbetar med det som är viktigt på riktigt – och tillsammans skapar vi bra dagar för de cirka 27 000 Bollnäsbor som är beroende av vårt arbete. Hos oss får du stolta kollegor som med arbetsglädje utvecklar Bollnäs långsiktigt och hållbart. I vår kommun, med över 400 föreningar, ett kulturutbud över det vanliga och en närhet till landsbygd, stad och fjäll får du ett liv där det är enkelt att få vardagen att gå ihop.


Välkommen till Bollnäs, hjärtat av Hälsingland! Visa mindre